Cómo Manejar los Errores de los Colaboradores

Los errores son parte de nuestra naturaleza humana perfectible. Hay descuidos, perdidas de atención, distracciones, etc. Todo ello provoca los errores. Pero ¿qué es un error?.

Es todo aquello que se sale de lo planeado. Cuando Ud. como gerente, directivo o supervisor lo descubra, actúe de inmediato con el colaborador teniendo una sesión de dirección aplicada. Haga del error una oportunidad de mejora de su gente. Escúchelo, pregunte, vaya al fondo del error. Pero de ninguna manera deje pasar la oportunidad de tratarlo con su asociado.

Él debe saber que Ud. como su autoridad está pendiente de estas situaciones. Que salga de la entrevista de dirección aplicada con un sentimiento de LO HARE MEJOR.

Para ello hay que considerar:

• Desarrolle empatía. Póngase en sus zapatos.
• Relacione la conversación con la situación.
• Restaure el desempeño, una vez que haya aceptado su responsabilidad.
• Asegure al miembro de equipo.
• Si es necesario, remueva al asociado.

Comunique, Comunique, Comunique

Es muy recomendable que la comunicación de cualquier cambio se haga inicialmente en forma general, con preguntas y respuestas. Luego es muy conveniente hacer la presentación del cambio a cada uno de los líderes de grupo, en forma personal. De esta forma ellos serán los que comunicarán las aristas del cambio al personal a su responsabilidad. Cuide de hacer una presentación individual y detallada a cada uno de sus líderes.

RECOMPENSE.

No olvide que todo cambio tiene una serie de metas a conquistar. Sea generoso con la recompensa al lograr cada una de esas metas. La gente estará motivada y harán del cambio una oportunidad de motivarse en grupo.

VIVA CON ENTUSIASMO Y VIVIRÁ EXITOSAMENTE.

Se piensa que las gentes entusiastas viven embriagadas por el éxito. Nada más incierto. La gente entusiasta saborea los resultados de sus metas por pequeñas que sean. Ese saborear lo mueve a buscar más metas intermedias y así hace de su vida una auténtica aventura. No pensemos que la gente entusiasta no sufre. En ocasiones al buscar una de sus metas se enfrenta con el fracaso y el desaliento. Sin embargo su característica de entusiasmo le mueve a intentar nuevos caminos, nuevas alternativas.

En ocasiones cuando las cosas no salen como uno sueña, es normal un cierto grado de desánimo y depresión. Cuando estas situaciones aparezcan en su vida no olvide:

Actúe feliz, el mundo no se ha acabado y el sol saldrá mañana para todos.

No pierda de vista la gran foto que le da la visión de lo que persigue. Esto nos tonifica el alma aunque se detecten piedras en el camino.

Evite ser quejoso y criticón. Ello siembra mala semilla en Ud. y a su alrededor.

Participar en equipos durante el cambio

Se sabe que ante cualquier situación cambiante, es difícil mantener una gran ecuanimidad. Sin embargo una gran responsabilidad del líder estriba en ello. Mantener sus actitudes ante el cambio, que produzcan confianza en la gente que vive el cambio. Es como si ante un gran incendio, el líder pierde los estribos y se pone a gritar de miedo e impotencia. Ello provocaría sin duda más histeria entre la gente.

APOYARSE LOS UNOS A LOS OTROS.

Durante cualquier situación de cambio, las personas artífices del mismo, tienden a sentirse solas, sin red de protección. Es buen momento para que el líder a cargo observe con cuidado a estas personas y a las más necesitadas de apoyo, les brinde éste sin límite. Es como presentar un examen delante del público. Los demás nos observan y al más tranquilo lo pueden traicionar los nervios.

DIVERTIRSE.

Es normal que la gente tome al trabajo con gran seriedad. Es más, quien lo trata con ligereza y alegría es frecuente que sea mal visto. En estos casos es recomendable disfrutar el trabajo. Divertirse haciendo cosas que normalmente hacemos bien y ante los retos sepamos apoyarnos de los demás.

BUSCAR EFICIENCIA.

La ventaja de los equipos es que se puede contar con potencialidades dentro de éste e igualmente personas que hacen su trabajo al mínimo de eficiencia. El reto es de buscar lo más excelente de cada uno y buscar que el trabajo en grupo sea sobre el promedio. De esta forma las personas con potencialidad se sienten a gusto trabajando y las otras más limitadas se sienten retadas a mejorar su promedio. En fin todos ganan.

CREAR UN ESPIRITU COMPETITIVO DE EQUIPO.

El ser humano normalmente no es conformista. Cuando ve a un compañero hacer bien las cosas, siente el celo competitivo y procura trabajar a su nivel.

Es importante crear ese espíritu de competencia sana, con el fin de que las personas eleven sus potencialidades.

PIENSE EN GRANDE.

Es factible que la superación y los cambios experimentados por los miembros de un equipo sea lo mejor que les suceda. No pare ahí, que ese sea un primer paso, de una serie de pasos hacia un crecimiento constante del equipo y sus elementos. No conviene limitarse.

1.-Prioritice sus objetivos.

Mediante una tormenta cerebral, determinen la lista de lo que espera lograr. Hágalo con los miembros de su equipo y los que diseñan los proyectos. Una vez determinada la lista haga la clasificación por urgentes, importantes, innecesarias, etc. Con base a esto determine nuevos objetivos a llevarse a cabo.

2.- Haga un cronograma con metas intermedias. Considere las urgentes, las que deben ser tratadas con toda celeridad.

3.-Comunique los objetivos y el proceso a su equipo.

4.-Recompense ampliamente.

Los Desafíos del Cambio

Existen desafíos constantes en las organizaciones:

Existe normalmente cierta resistencia al cambio. El ser humano vive con confort en su zona segura. Todo cambio fuera de esa zona lo pone ante una expectativa de peligro.

Para quebrar esa resistencia a cualquier cambio, hay que influir mucho en la persona y ésta debe confiar en nosotros.

Es muy recomendable ganar la confianza de las personas inmersas en el cambio. Esa confianza se puede transformar en adhesión al cambio.

Ante cualquier cambio, las personas sienten cierta ansiedad. Es conveniente minimizar esa ansiedad, porque de lo contrario la adhesión no ocurrirá.

Minimizada la ansiedad, influida la persona, es factible lograr de ésta cierta cooperación.

Es muy necesario fijar prioridades correctas, con el fin de no crear panoramas obscuros o faltos de claridad entre los colaboradores.

PARTICIPAR EN EQUIPOS DURANTE EL CAMBIO.

Durante el periodo del cambio es muy recomendable:

Que exista apoyo entre los integrantes. Así no se sentirán desprotegidos de la red de su trabajo cotidiano.

Es recomendable que reine el buen humor. El trabajar cosas nuevas nos puede poner cierta tensión. El buen ambiente tiende a relajar dicha tensión y hace más llevadera la nueva misión.

Al trabajar en equipo, es recomendable que unos a otros suplan sus habilidades para lograr una mejor eficiencia.

Aún en los equipos es muy recomendable estimular la sana competencia entre sus integrantes.

Aunque el propósito de lograr una meta es incentivar la motivación de los integrantes, no olvide que se puede pensar en pequeño y en grande. Es mejor pensar en grande, como un trampolín de crecimiento de los integrantes

Adaptarse a los Cambios

El ritmo de trabajo del pasado se regulaba por la calculadora, la máquina de escribir y en ocasiones por la regla de cálculo, A partir del desarrollo tan rápido de la electrónica y sus aplicaciones, como que el ser humano regula sus actividades con sus utensilios de comunicación y de cálculo. Hay cada día menos máquinas de escribir y los cálculos se hacen con equipos electrónicos.

Lo anterior no deja de preocuparnos, ya que aparentemente los jóvenes nacieron con un teléfono celular integrado así como una computadora. Para estas personas, el uso acelerado de telefonía celular, computadoras, Ipad, el manejo de estos utensilios es una parte natural de sus vidas.

Contrario a esto existen millones de personas que sobrepasando la edad de los jóvenes,40, 50, 60, años, se encuentran laborando en empresas grandes o en las propias. Para ellos lo anterior es un real reto, ante el cual conviene:

• Manejar las cosas con paciencia. Pedir ayuda y no dejar que las personas con experiencia hagan las cosas en lugar de ellos. Hay que aprender haciendo.
• Sea atrevido, no se espante cuando las cosas no salgan bien. Pregunte e intente de nuevo hasta que salgan las cosas bien.
• Hágase siempre la pregunta: ¿De qué manera puede hacerse mejor? ¿Qué puedo hacer para mejorar? Hecho esto dé los pasos necesarios.
•  Propóngase una meta diaria. En ocasiones con asuntos sencillos pero que realizarlas le proporcionen mucha satisfacción.
• Pida ayuda, a su alrededor siempre habrán gentes con mayor experiencia que gustosamente podrán ayudarlo,

Cómo evitar que una diferencia termine en discusión

Hemos presenciado como personas a las que les tenemos un gran respeto y admiración, resbalan ante una situación tensa y acaban discutiendo con otra persona. En ocasiones, no son solo intercambios de palabras, pueden ser de adjetivos, los que a la larga lesionan la relación entre las personas. Por estas situaciones se han perdido amistades, negocios, se han separado familias y se han divorciado personas.

- Si nos vemos ante un desacuerdo, recuerde que los mejores socios no son los que piensan igual. Pueden pensar diferente pero son capaces de conciliar intereses en función de una meta común.

- Nunca se guie por la primera impresión sobre una persona o situación. La primera impresión no siempre es la verdadera.

-Maneje bien su respiración y si nota que se altera procure hacerlo mejor. El inhalar oxígeno en mayor cantidad ayuda a relajar el cerebro.

-Procure no ser la persona que hable todo el tiempo. Dese la oportunidad de ser un escucha eficaz y paciente. Construya puentes y evite los muros entre las personas.

-Al escuchar a su contraparte trate de definir los puntos en que están de acuerdo.

-Sea una persona honesta consigo mismo. Si está equivocado en algo dese el gusto de aceptarlo. Eso provoca la simpatía de su contraparte.

-Piense y analice seriamente las ideas de su contraparte. Este puede tener la razón.

-Sea agradecido con su contraparte por proponer sus propias ideas ante Ud. Posponga su decisión sobre algún tópico de tal forma que exista tiempo de analizar a fondo la situación. No se precipite.

Adoptar el cambio

Al examinar la aplicación del cambio, si todo parece estar encaminado tal como estaba previsto, el cambio se aprueba y pasa a ser parte de la nueva forma de la organización.

Como todo cambio en sistemas o procesos, ello involucra cambios personales de las personas alrededor . Conviene que dichas personas estén conscientes de ello y que hayan tenido una adecuada instrucción al respecto. Si ello no se hace así, comenzarán a aparecer retrasos, se originarán re-trabajos y en consecuencia habrán tiempos perdidos e inclusive pérdida de materia prima.

El curso de inducción deberá de cubrir todas las facetas de las situaciones cambiantes, además que durante la puesta en operación del proceso, deberá existir mucho coaching o apoyo de los supervisores. Inicialmente es de esperar que las labores que hayan sufrido algún cambio, no tendrán el grado de calidad ni de tiempos de ejecución que se desean. Es normal. Sin embargo esa curva de aprendizaje deberá ser estudiada así como el tiempo necesario.

De acuerdo con esa curva, los resultados esperados vendrán pronto y el personal a cargo de las situaciones nuevas estará con un grado adecuado de preparación para llevar a cabo las actividades programadas.

Implementar el Cambio - Siguientes pasos

Una vez que un cambio se ha aplicado, hay que supervisar los resultados de esta nueva estructura o sistema. Dentro de la estructura del cambio conviene tener en cuenta quién hace qué y cuándo. Sabiendo las atribuciones de cada uno y las fechas en que deben hacerlo, para que el responsable pueda monitorear los indicadores de medición de dichos cambios, ya que es absolutamente necesario.

En ocasiones se deciden los cambios, se asignan a las personas , se definen fechas y el responsable deja al olvido el proyecto, pensando que los demás están ocupados en hacerlo. Al llegar a las fechas de verificación de las etapas de cambio, él es el más sorprendido de la falta de acción de sus asociados.

Es imprescindible monitorear dichos indicadores de cambio y tomar sobre la marcha las acciones de corrección necesarias. ¿Recuerdan haber dejado un proceso de cambio en manos de un equipo de trabajo creyendo que todo estaba saliendo como se planeó?

Implementar el Cambio

Dependiendo del tipo y el alcance del cambio, la aplicación dentro de la organización puede ser gradual o abrupta. Es importante tener en cuenta que de por sí los cambios generan tensión en las personas. Por lo tanto es aconsejable que una vez que se han anunciado, se haga un plan de aplicación razonable. Dentro del mismo, vendrán los cambios con sus fechas deseables, metas a lograr y personas involucradas en dicho cambio. Quién hace qué y cuándo es sumamente importante definirlo, sobre todo por la razón de entregar cuentas futuras.

Igualmente se requiere contar con los elementos esenciales para dichos cambios. Por ejemplo nuevos equipos, nuevas situaciones de trabajo, nuevas formas para reportes, nuevos equipos de transporte, etc. Sería ilusión pura pedir que se hagan cambios sin contar con los elementos básicos de dichos cambios.

Otra parte sumamente importante de cualquier cambio es el monitoreo que se haga de éste. Conviene definir fechas, avances y personas a cargo. De esta manera se define un plan de monitoreo que le permita a la gran administración ver que se lleven a cambio en forma y fondo dichos cambios.

Solo tengamos presente que cuando los recursos están en su lugar en un proceso de cambio, nos es más sencillo a las personas usarlos para sacar adelante lo que nos corresponde

Analice la Situación

Dado que las organizaciones están cada vez más motivadas al cambio, la dirección lleva a cabo un análisis exhaustivo de los riesgos y costos de oportunidad asociados con lo propuesto.

Ante esta situación la directiva requiere contestarse con evidencia creíble las siguientes preguntas: Volvamos al Caso de Soriana. ¿Cuáles serían los beneficios potenciales de adquirir Gigante?

Sin duda su plan inicial era incursionar en el Distrito Federal, el mercado más grande de nuestro País, aprovechando también antes que otro grupo, poder manejar a su beneficio la situación de Gigante.

¿Cuáles serían los costos?. Inicialmente se acordó una inversión de varios millones de pesos, lo que creció mucho más por la remodelación de las tiendas.

¿Cuáles serían los riesgos de hacer los cambios?. Se estudió sin duda la situación económica del país, tanto a corto como mediano plazo. Además de la reacción del habitante de la Capital ante un proveedor diferente del acostumbrado, sin olvidar la reacción de su gran competidor, representada por Wal-Mart.

¿Cuáles serían los riesgos de no hacer el cambio?. El mayor sería que la competencia grande lo hiciera, aplastando el negocio para Soriana. Otra posibilidad es que un competidor chico lo aprovechara y se convirtiera en un competidor mediano, haciéndole daño sin duda a Soriana.

Aparentemente el proyecto camina bien y los resultados en un plazo dado lo confirmarán. De manera personal, estas preguntas son igualmente valiosas, reflexione:

¿Cuáles son los beneficios de hacer algún cambio en mis habilidades, actitudes o conocimientos? ¿Cuál es el costo? ¿Cuáles son los riesgos de hacerlo? ¿Cuáles son los riesgos de no hacerlo? Al terminar de reflexionar posiblemente estará racionalmente convencido de la gran oportunidad que los cambios traen per se.

Busque la Motivación para el Cambio

El modelo de cambio comienza en el punto donde la organización encuentra una motivación para el cambio. Tenemos el caso de la organización Soriana, la cual se interesaba sobremanera de incursionar en el Distrito Federal. Para ello los permisos de construcción estaban restringidos por las autoridades capitalinas, haciendo prácticamente imposible que esta organización pudiera lograr su propósito. Lejos de desanimarse pudieron trabar contacto con los dirigentes de otro grupo comercial, Gigante S.A., el cual sufría de una sensible baja en sus operaciones a nivel nacional, logrando hacer negociaciones beneficiosas para las dos empresas.. Soriana se encargó de todos los locales de Gigante, en calidad de renta; Gigante de por si desaparecía, quedando las propiedades de los inmuebles en manos de los propietarios originales.

Soriana tuvo que hacer una seria inversión de varios millones de pesos, cerrar algunas tiendas que se duplicaban con las de Gigante y remodelar las restantes a un costo elevado.

Sin duda la motivación por el cambio a un real nivel nacional, hizo que la sinergia del Soriana se transmitiera a todos los elementos de la organización, logrando un alto nivel de motivación, lo que ha hecho que la mencionada integración logre los resultados que los directivos planearon al principio.

Un modelo de expansión como el mencionado sin duda logra ser un detonador de entusiasmo y motivación para el cambio.

Podríamos afirmar que de la misma forma, el cambio de puesto, un cambio de ciudad para una nueva asignación, correr en la línea un nuevo producto, etc., son situaciones que sin duda generan un elevado nivel emotivo hacia el cambio. Cuando Henry Ford se proponía vaciar el primer motor V8 en una sola colada, sus técnicos le afirmaban que era imposible hacerlo. Ford solo les respondía, tienen otros seis meses para hacerlo. Al cabo de ese tiempo se volvía a reunir con ellos y el ánimo había mejorado. Al paso de los meses, el equipo se entregó a tal grado que lograron vaciar dicho motor por primera vez.

¿Hay algo en su vida que requiera usted cambiar? ¿algún hábito, costumbre, práctica que lo detiene de tener la carrera que siempre ha deseado tener? Seguramente encontrará la motivación en su interior para que una vez tomada la decisión, avance de manera constante al logro de eso que usted desea.

¿Cómo impacta el cambio?

Participar en el proceso de cambio en el lugar del trabajo puede ser impredecible porque se produce por factores humanos. Aunque el ser humano por lo general no es muy proclive al cambio, ya que ello entraña nuevos retos y un entorno diferente al que habrá que acondicionarse. 

Baste observar los cabellos humanos, los que crecen a un promedio de milímetros por semana y casi nunca iguales entre sí. Los cabellos tienen su propia velocidad de cambio en tamaño y esa es la causa por la que nos vemos despeinados días después de habernos cortado el cabello.

Ante un cambio en alguna área de la organización, se generan también entre los elementos que trabajan en el área modificada y dichos cambios casi nunca son iguales. Podemos afirmar que cambios idénticos en las diversas áreas de la organización pueden producir resultados muy diferentes.

La situación anterior hace destacar la importancia del liderazgo en el cambio, ya que debe ser de una enorme flexibilidad para acondicionarse a las diversas personalidades que forman parte del núcleo humano que labora en el área de cambio en cuestión.

En su experiencia, ¿como impacta el cambio? ¿qué efectos produce en usted?